تدرك النساء الناجحات قوة الاستفادة من البريد الإلكتروني لصالحهن، لذلك دعونا نقسم سبع نصائح و حيل البريد الإلكتروني تستخدمها النساء الناجحات يوميًا لتكون في قمة لعبة البريد الإلكتروني.
نرسل جميعًا ونستقبل عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، مما يجعل من السهل أن ننسى أن البريد الإلكتروني هو أداة، وهي أداة لم يتعلم معظمنا كيفية استخدامها مطلقًا. إن معرفة كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة وإرسالها، مع تحقيق أقصى استفادة أيضًا من صندوق الوارد المنظم، يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت، ويحسن اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني، ويعزز إنتاجيتك.
7 حيل البريد الإلكتروني التي ستغير قواعد اللعبة تعرفها النساء الناجحات
1. إنهم يعرفن قوة سطر الموضوع القوي
تعرف النساء الناجحات أن الانطباعات الأولى مهمة وأن سطر الموضوع المصمم جيدًا يمكن أن يحدث أو يكسر تأثير البريد الإلكتروني. إنهم يختارون سطور موضوعات موجزة ومحددة تلخص الغرض الرئيسي أو الطلب الرئيسي للرسالة.
من خلال جذب انتباه المستلم بسطر موضوع مقنع، فإنك تزيد من احتمال فتح المستلم لبريدك الإلكتروني والرد عليه على الفور.
على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “طلب اجتماع” قد يختارون “اجتماع في المشروع X المقرر يوم الجمعة”. يوضح سطر الموضوع هذا نية البريد الإلكتروني ومدى إلحاحه، مما يجذب انتباه المستلم منذ البداية. أو بدلاً من استخدام موضوع مثل “تحديث المشروع”، يكتبون “تحديث المشروع X: الإنجاز المهم ومناقشة الخطوات التالية”.
2. يستخدمن عبارات واثقة وموثوقة
تلعب الصياغة دورًا حاسمًا في نقل الرسائل بشكل فعال. تختار النساء الناجحات كلماتهن بعناية، مع التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهن واضحة وموجزة وخالية من المصطلحات غير الضرورية. إنهم يهدفون إلى إيصال وجهة نظرهم دون إرباك المتلقي بتفسيرات مطولة.
ومن خلال إتقان فن الصياغة، فإنهم يجعلون رسائلهم أكثر قابلية للفهم وأسهل للرد عليها.
تتجنب النساء الناجحات أيضًا الاعتذارات المفرطة أو اللغة التي تستنكر الذات، لأن ذلك يمكن أن يقوض ثقتهن وسلطتهن. إنهم يختارون الكلمات التي تنقل الاحترافية والاحترام والحزم، مع الحفاظ على لهجة ودية.
فيما يلي بعض العبارات التي يمكنك الاستفادة من تعلمها لتجنب تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني القادمة:
- آسف: على الرغم من أن الاعتذارات لها مكانها، إلا أن الإفراط في استخدام كلمة “آسف” يمكن أن يقوض الثقة ويتحمل المسؤولية دون داع. بدلاً من ذلك، ركز على معالجة أي أخطاء أو مشكلات بشكل مباشر وتقديم الحلول أو البدائل عند الضرورة.
- فقط أو فقط: هذه الكلمات يمكن أن تقلل من ثقتك بنفسك وتقلل من أهمية رسالتك. على سبيل المثال، قول “أردت فقط التحقق” أو “لدي سؤال سريع فقط” قد يجعلك تبدو غير متأكد أو أقل مصداقية. كن مباشرًا وحازمًا في اتصالاتك.
- في الواقع: يمكن أن تظهر هذه الكلمة عن طريق الخطأ على أنها متعالية أو تصحيحية. وبدلاً من ذلك، حاول تقديم المعلومات أو توضيح النقاط دون استخدام لغة قد تبدو رافضة.
- أعتقد أو أشعر: على الرغم من أهمية التعبير عن آرائك، فإن استخدام عبارات مثل “أعتقد” أو “أشعر” يمكن أن يضعف رسالتك. بدلًا من ذلك، اذكر وجهة نظرك بثقة كحقيقة دون التحوط أو الاعتذار عن وجهة نظرك.
- الاختصارات أو نطق النص: في بيئة احترافية، من الأفضل تجنب الاختصارات أو نطق النص مثل “OMG” أو “LOL”. اختر الجمل الكاملة والسليمة للحفاظ على لهجة مصقولة ومحترمة.
3. يقومون بتصميم التحية والتوقيع
تقوم التحية والتسجيل بتعيين نغمة البريد الإلكتروني وفرضها. تقوم النساء الناجحات بتصميم تحياتهن على أساس مستوى الألفة مع المتلقي.
يستخدمون “عزيزي” للاتصالات الرسمية أو غير المألوفة و”مرحبًا” أو “مرحبًا” لمزيد من العلاقات غير الرسمية. وبالمثل، فإنهم يختارون التوقيعات مثل “أطيب التحيات” أو “مع خالص التقدير” للمراسلات الرسمية و”الشكر” أو “التحيات الحارة” لمزيد من التفاعلات غير الرسمية أو الودية.
يُظهر الاهتمام بهذه التفاصيل الاحترافية والاحترام ويمكن أن يساعدك في الحفاظ على علاقات عمل صحية.
4. لديهم قوالب لكل شيء
لتوفير الوقت والحفاظ على الاتساق، تقوم النساء الناجحات بإنشاء قوالب بريد إلكتروني للرسائل شائعة الاستخدام. تعمل القوالب كنقطة بداية، مما يسمح لهم بتخصيص المحتوى حسب الحاجة.
سواء أكان ذلك بريدًا إلكترونيًا للمتابعة، أو طلبًا للحصول على معلومات، أو دعوة لاجتماع، تعمل القوالب على تبسيط عملية تكوين البريد الإلكتروني، مما يضمن الكفاءة دون المساس بالتخصيص.
تعتبر القوالب مفيدة بشكل خاص لأي اتصالات عبر البريد الإلكتروني ترسلها بشكل متكرر مع تعليمات مفصلة.
على سبيل المثال، إذا قمت بضم عدد كبير من الموظفين المتعاقدين كجزء من دورك، فستحتاج إلى الحصول على قالب بريد إلكتروني جاهز للعمل مع تعليمات واضحة للتأهيل.
بهذه الطريقة، يمكنك تخطي كتابة رسائل البريد الإلكتروني المملة بشكل متكرر مع التأكد أيضًا من عدم تسلل أي تفاصيل مهمة عبر الشقوق.
5. يقومون بتنظيم البريد الوارد الخاص بهم باستخدام المرشحات والمجلدات
يفيد البريد الوارد المنظم النساء الناجحات بشكل كبير. للمساعدة في البقاء على اطلاع على الأمور، تنفذ النساء الناجحات استراتيجيات مثل إنشاء مجلدات أو تسميات لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد أولويات الرسائل على أساس الإلحاح أو الأهمية، واستخدام المرشحات لفرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا.
من خلال الحفاظ على صناديق البريد الوارد الخاصة بهم خالية من الفوضى، يمكنهم تحديد موقع الرسائل المهمة بسرعة وكفاءة والاستجابة للمسائل الهامة التي يمكن أن تضيع بسهولة في هاوية البريد الوارد.
على سبيل المثال، يمكنهم إعداد عوامل تصفية لأشياء مثل “العملاء” أو “المشاريع” أو “الشخصية” أو “النشرات الإخبارية” لفرز رسائل البريد الإلكتروني وتحديد موقعها بسهولة بناءً على الفئات الخاصة بكل منها. بالإضافة إلى استخدام المجلدات، تحدد النساء الناجحات أولويات رسائلهن على أساس الإلحاح أو الأهمية. يمكنهم إنشاء مجلدات مثل “عاجل” أو “المهام الواجبة” أو “المتابعة” لتسليط الضوء على رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اهتمامًا أو إجراءات فورية. ومن خلال اعتماد هذا النهج، يمكنهم تحديد الأمور المهمة بسرعة والتأكد من عدم إغفال أي شيء مهم.
6. يعرفون كيفية إدارة وقت بريدهم الإلكتروني
المرأة الناجحة لديها الكثير لإنجازه في يوم واحد. ولهذا السبب فهم يفهمون بشكل أفضل من أي شخص آخر الحاجة إلى وضع حدود وإدارة وقت بريدهم الإلكتروني بفعالية. إنهم يخصصون فترات زمنية محددة لفحص رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، وتجنب الانقطاعات المستمرة طوال اليوم.
ومن خلال إنشاء نوافذ مخصصة للبريد الإلكتروني، يحافظون على التركيز على مهامهم الأساسية ويمنعون الحمل الزائد للبريد الإلكتروني من عرقلة إنتاجيتهم.
إذًا، متى تتعامل النساء الناجحات مع بريدهن الوارد؟ القاعدة الأساسية الجيدة هي التحقق من بريدك الوارد عند بدء يوم عملك لأول مرة لمعرفة ما إذا كانت هناك أية أمور عاجلة، وقبل تسجيل الخروج لليوم مباشرة للتأكد من عدم انتظار أي شخص لرد مهم.
بين تلك الأوقات، تستخدم النساء الناجحات جيوبًا صغيرة من الوقت بين الاجتماعات عندما لا يكون العمل العميق ممكنًا أو عندما يعانين من الركود بعد الظهر لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني.
7. يستخدمون الذكاء الاصطناعي لتسهيل حياتهم
أدوات الذكاء الاصطناعي مثل Chat GPT وGrammarly لا تقدر بثمن بالنسبة للنساء الناجحات اللاتي يسعين إلى تحسين كتابتهن المهنية للبريد الإلكتروني. متعكز للكلمات؟ يمكن أن يساعدك ChatGPT في معرفة كيفية صياغة بريدك الإلكتروني بشكل فعال. ما عليك سوى إخبار أداة الدردشة المدعمة بالذكاء الاصطناعي بجميع التفاصيل التي تريد تغطيتها، وسوف تعطيك إجابة واضحة.
يمكنك بعد ذلك تجربة اقتراحات مختلفة لتحسين مسودات بريدك الإلكتروني. بمجرد صياغة رسالة بريد إلكتروني، يمكنك اللجوء إلى Grammarly أو Hemingway لإجراء تدقيق نحوي وإملائي سريع. الأخطاء المطبعية ليست احترافية، لذا فإن بذل جهد إضافي لتجنبها أمر مهم.
خلاصة
يعد إتقان فن التواصل عبر البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا للنجاح المهني، وقد عززت النساء الناجحات مهاراتهن في هذا المجال، مما أدى إلى تعزيز إنتاجيتهن، وترك انطباعات دائمة، والتنقل في صناديق البريد الوارد الخاصة بهن بسهولة.
في النهاية، مع الممارسة الكافية، ستعمل هذه النصائح بشكل طبيعي في خلفية عقلك، وستكون قادرًا على تحقيق أقصى استفادة من بريدك الإلكتروني كل يوم.
